Las cuentas tienen diferentes clasificaciones, y estas a su ve se sub-clasifican en otras.
Las cuentas se clasifican en Reales y Nominales.
Las cuentas Reales se dividen a su vez en Activo, Pasivo y Capital.
El Activo está constituido por las cosas de valor que se poseen. El dinero en efectivo, las cuentas y documentos por cobrar, las mercancías, los enseres de oficina, los terrenos, los edificios, la maquinaria y otros equipos, etc.
Es decir, son las cuentas representativas de los bienes, derechos y pertenencias, tangibles e intangibles, del ente público, los cuales se espera que contribuyan al desarrollo de la función administrativa o cometido estatal. Las cuentas que conforman esta clase son de naturaleza débito, excepto las relativas a las provisiones, agotamiento, depreciaciones y amortizaciones acumuladas que serán deducidas y presentadas de manera separada de las correspondientes cuentas, así como sus ajustes por inflación, cuando sea pertinente, de acuerdo con las normas vigentes.
Dentro de los Activos hay varias clases y algunas de ellas están divididas en sub-clases. Estas son las siguientes:
- Circulante o Corriente: son los valores susceptibles de convertirse en dinero efectivo en el transcurso del año siguiente a la fecha en que se incluyen en el balance. Comprende los bienes y derechos que razonablemente pueden ser convertibles en efectivo o que por su naturaleza pueden estar disponibles en un período no superior a un año. Dentro de esta clase se encuentra la siguiente sub-clasificación:
- Caja Chica: Fondo fijo establecido en efectivo a cargo de un empleado con el fin de realizar pagos de menor cuantía.
- Caja: Fondos en dinero, cheques y comprobantes de pago con tarjeta de crédito, en moneda nacional o extranjera, de disponibilidad inmediata.
- Bancos: Incluye el dinero en bancos del país y del exterior y otros valores de poder cancelatorio y liquidez similar, de liquidez inmediata.
- Inversiones Temporales: Son colocaciones de corto plazo, menor a 12 meses. realizadas con carácter transitorio, con el objeto de obtener una renta y de ser de fácil realización (en cualquier momento sin ningún tipo de dificultad o restricción). Partidas que las integran: plazos fijos en moneda de curso legal y extranjera, títulos de deuda con cotización, títulos de capital con cotización
- Efectos por cobrar: Son derechos que el ente posee contra terceros para percibir una suma de dinero u otros servicios (siempre que no correspondan a las características de otro rubro del activo).
- Cuentas por cobrar: Son los derechos ciertos, a favor del ente público, en moneda nacional o extranjera, originados en la prestación de servicios o venta de bienes, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal. Deben registrarse por el monto total adeudado y revelarse por el valor que constituye la obligación de pago, a la fecha del informe contable. Las obligaciones contraídas en moneda extranjera o mediante pactos de reajuste, deben ajustarse a su valor actual, utilizando las tasas de cambio o unidades de reconvención correspondientes, certificadas o informadas por las autoridades competentes.
- Inventario de Mercancías:
- Inventarios de mercancías en existencia: es el valor de los bienes adquiridos a cualquier a título para la venta y que no serán sometidos a ningún proceso de transformación.
- Inventarios de mercancías procesadas: es el valor de las mercancías que han sido producidas a través de procesos de transformación, explotación, construcción, o tratamiento, y se encuentran disponibles para la venta.
- Gastos pagados por anticipado o prepagados:
- Alquileres Pagados por Anticipado
- Intereses Pagados por Anticipado
- Seguros Pagados por Anticipado
- Anticipo dado a proveedores o Anticipo para futuras compras: es la cantidad pagada o recibida por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio no prestado.
- Inversiones permanentes:
- Acciones: es cada una de las partes iguales (alícuota) en que se encuentra dividido el capital social de una compañía (sociedad anónima o en comandita por acciones).
- Bonos: son los certificados de adeudo por escrito y frecuentemente autenticado que se emiten en forma de instrumentos, con cupones o al portador, o bien se registran al portador, o bien se registran a nombre del propietario en cuanto al importe del principal solamente o en cuanto el principal e intereses. Su título indica usualmente de manera general el fin y la garantía de su emisión, así como el método de pago o redención. También se define como el valor de los instrumentos emitidos y en circulación para financiar las operaciones del ente público, que no constituyen deuda pública, de acuerdo con las normas vigentes, que deben ser cancelados en efectivo o mediante la entrega de un número equivalente de acciones liberadas.
- Terreno: Valor de los predios de propiedad del ente público, adquiridos a cualquier título, en donde se encuentran las diferentes edificaciones, los destinados a futuras ampliaciones y otros sobre los cuales no se tiene una destinación específica.
- Activos a largo plazo:
- Hipoteca por cobrar: es un cargo sobre una propiedad que da prestación para cubrir un préstamo. También definido como el gravamen que pesa sobre un bien, por el cual está sujeto a responder de una deuda.
- Efecto por cobrar a largo plazo
- Fijos Tangibles: está formado por los bienes de producción de la empresa, así como cualquier otro bien que no sea objeto del comercio habitual de la sociedad.
- Depreciables: es decir, que van perdiendo valor al paso del uso y el tiempo.
- Edificios
- Maquinaria
- Mobiliario
- Vehículos
- No depreciables: que mantienen su valor o lo aumentan con el paso del tiempo.
- Terrenos
- Agotables:
- Minas de Carbón
- Bosques Madereros
- Pozos de Petróleo
- Intangibles: Recoge los nombres comerciales, marcas, patentes, etc., y para que puedan contabilizarse se debe haber pagado por ellos, es decir, deben haberse comprado. Todos se amortizan
- Patente de Invención
- Marca de Fábrica
- Derecho de Autor
- Plusvalía
- Cargos diferidos: Valor de los costos y gastos desembolsados anticipadamente para el suministro de bienes o prestación de servicios, que con razonable seguridad proveerán beneficios futuros, en desarrollo de su función administrativa o cometido estatal del ente público. Los cargos diferidos deben amortizarse durante los períodos en los cuales se espera percibir los beneficios de los costos y gastos incurridos, o la vigencia de los respectivos contratos.
- Gastos de Organización: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente público. En este grupo, deben registrarse, además, los valores correspondientes a la disminución gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administración, con el propósito de reconocer y causar el gasto económico.
- Campaña Publicitaria
- Mejora a la propiedad arrendada.
- Otros Activos:
- Depósitos dados en Garantía: es un contrato por el cual una persona recibe una cosa mueble con el encargo de guardarla y restituirla cuando el depositante lo requiera.
- Efectos por Cobrar en Litigio
- Seguro de Vida: Medio por el cual las personas se cubren de los riesgos de algún acontecimiento imprevisto que pueda perjudicarlos.
- Los Pasivos son obligaciones exigibles al ente público, derivadas de hechos pasados, y adquiridas en desarrollo de su actividad financiera, económica y social, que deben ser pagadas o reembolsadas en el futuro, mediante la transferencia de recursos, bienes o servicios. Se clasifica en corriente o circulante y en no corriente. Se sub-dividen en los siguientes:
- Circulante: también llamado corriente, consiste en enumerar las cuentas más habituales que comprende para luego desarrollar las diversas formas que existen de cancelar los pagos y diferenciarlos entre sí.
- Sobre giro Bancario: Concesión que hace un banco a ciertos cuentacorrientistas para girar fondos por encima de sus saldos disponibles en cuenta corriente.
- Sueldos y salarios por pagar
- Efectos por pagar.
- Cuentas por Pagar: es el valor de las obligaciones contraídas por el ente, por concepto de adquisición de bienes o servicios, gravámenes de carácter general y obligatorios a favor del Estado, gastos financieros generados por las obligaciones y deudas, los avances y anticipos recibidos, y los créditos judiciales.
- Impuestos sobre la Renta por Pagar: Tributos creados por norma legal que recaen sobre la renta de las personas, naturales o jurídicas, consultando la capacidad de pago de éstas.
- Intereses por pagar: Costo o remuneración que se paga por usar fondos ajenos
- Anticipo Recibido de Cliente / Anticipo para Futuras Ventas
- Intereses Cobrados por anticipado: Precio que pagan los agentes por usar fondos ajenos.
- Alquileres Cobrados por Anticipado.
- Pignoraciones por pagar: son las construcciones de prenda sobre un bien por pagar.
- Retenciones Impuesto sobre la Renta.
- A largo plazo: es aquel que no es exigible a corto plazo o inmediatamente sino que deberá pagarse en un período superior a un año.
- Hipotecas por pagar: es un cargo sobre una propiedad que da prestación para cubrir un préstamo. También definido como el gravamen que pesa sobre un bien, por el cual está sujeto a responder de una deuda.
- Efectos por pagar a largo Plazo
- Crédito Diferido:
- Utilidad de Venta Diferida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.
- Ingresos por Intereses
- Otros Pasivos:
- Prestaciones sociales a pagar: monto extra a parte del sueldo o salario que reciben los empleados cada cierto tiempo o período y/o al retirarse de la empresa.
- Depósitos recibidos en Garantía
- Efectos en Litigio por pagar
- Cuenta Capital: Parte de la balanza de pagos de un país que contabiliza el monto de la inversión privada extranjera y de los donativos y préstamos públicos que fluyen hacia adentro y hacia afuera de un país en un período de tiempo dado, generalmente de un año.
- Cuenta Personal
- Utilidad o Pérdida: Resultados brutos obtenidos en las operaciones de venta. Se calculan al deducir de los ingresos operacionales el costo de los bienes o servicios sentidos.
Primero, dentro de las cuentas nominales, tenemos los Ingresos. Se produce un ingreso cuando aumenta el patrimonio empresarial y este incremento no se debe a nuevas aportaciones de los socios.
Dentro de los ingresos tenemos la siguiente clasificación:
- Ingreso Principal:
- Ventas: es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa, y la otra, a pagarla en dinero, o sea, el precio que el comprador da por la cosa vendida.
- Menos:
- Devoluciones en Ventas: es la cuenta que representa el menor valor de la venta de bienes causados o recibidos por el ente público, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.
- Descuentos en Ventas: es la disminución en el precio de venta de un bien; o la rebaja que se hace al valor de una cuenta, factura, documento, etc.
- Bonificación o Rebajas en Ventas.
- Ingresos Secundarios:
- Alquileres Ganados
- Comisiones Ganadas
- Intereses Ganados
- Ganancia por Venta de Activo Fijo: Ingresos que reciben los establecimientos públicos, por concepto de la venta de activos no corrientes de su propiedad, incluidos los títulos valores de vencimiento mayor a un año.
- Cuentas Malas Recuperadas
- Costo de adquisición de la Mercancía:
- Compra: Contrato mediante el cual el vendedor se obliga a entregar una cosa al comprador, transferirle su dominio y a la vez éste se obliga a pagarle un determinado precio en dinero.
- Más (+):
- Fletes en Compras: Precio que se paga por el alquiler de una nave para el transporte de mercancías.
- Gastos de Importación: los gastos en los que incurre el ente al introducir en el país bienes producidos en el exterior para su uso y consumo interno.
- Menos (-): esta cuenta que representa el menor valor de la compra de bienes recibidos por el ente público, como consecuencia de las devoluciones, rebajas y descuentos, originados en desarrollo de su cometido estatal.
- Descuentos en compras.
- Devoluciones en compras.
- Rebajas en Compras
- Gastos de Operación: Cuentas representativas de los valores que se causen o paguen como resultado del desarrollo directo de la operación básica o cometido estatal del ente público en su actividad de servicio a la comunidad.
- De venta:
- Sueldos de Vendedores
- Comisiones de Vendedores: porcentaje que se le da a los vendedores por venta que realicen.
- Gastos de viajes
- Gastos de Propaganda
- Fletes en Ventas
- Impuesto Municipal: Tributo obligatorio que exige el Estado a los individuos y empresas que la ley señala como contribuyentes, con el fin de financiar sus propios gastos y la provisión de bienes y servicios públicos. Patente Municipal.
- De Administración: son las cuentas representativas de los valores que se causen o paguen para el ejercicio del funcionamiento y normal desarrollo de la actividad administrativa del ente público. En este grupo, deben registrarse, además, los valores correspondientes a la disminución gradual de los activos diferidos, siempre que se trate de gastos administración, con el propósito de reconocer y causar el gasto económico.
- Sueldo y Salarios
- Gastos de Artículos de escritorio
- Gastos Generales
- Gastos de Alquileres
- Gastos de Luz
- Depreciación Edificio: es el decremento continuado en valor, cantidad o calidad del edificio, debido al transcurso del tiempo, al desgaste, a la obsolescencia, a baja en los precios de mercado o cualquiera otra causa que deteriore el valor del activo en cuestión.
- Depreciación Vehículo: decremento del valor del vehículo.
- Perdida en Cuentas Malas
- Gastos de Representación
- Prestaciones Sociales
- Seguro Social Obligatorio: cantidad o porcentaje fijo que se debe pagar a esta entidad pública.
- Para Forzoso
- Ley de Política Habitacional
- Amortización de Campaña Publicitaria
- Otros Egresos:
- Intereses Gastos
- Pérdida en Venta de Vehículo
- Pérdida en Efectos en Litigio
- Egresos extraordinarios: casos de pérdidas especiales, o muy poco corrientes. Estás ya quedan fueran del rango de acción de la empresa, es decir, por causas externas.
- Pérdida de Mercancía en Incendio
- Pérdida de Vehículo por Robo
- Cuentas de Valuación o de Valoración.
- Provisión de Cuentas Malas
- Efectos por Cobrar Descontados
- Depreciación Acumulada de Activos
- Amortización Acumulada
- Cuentas de orden (Deudor)
- Efectos Enviados al Cobro
- Efectos Enviados al cobro Per-contra
- Mercancía Pignorada
- Fianza otorgada
- Mercancía en Consignación
- Cuentas Auxiliares o Transitorias/Puente: es el registro utilizado transitoriamente cuyo valor se traslada a otro posteriormente.
- Costo de Ventas
- Ganancias y Pérdidas
- Utilidad o Pérdida del Ejercicio
Quizás nos las conozcamos todas, y con todos sus detalles, pero este es un buen comienzo.
Su definición general nos ayuda a entender la magnitud y la importancia de un buen control de las cuentas.
Como se dijo en la introducción de seguro nos serán de gran ayuda en nuestro trabajo y en la vida diaria para manejarnos.
Bibliografía
- Contabilidad, Introducción General a la Contabilidad. Carlos Baldwin, Mario Fernández. Editorial Norma. 1990
- Curso de Contabilidad. Introducción I, Intermedia I, Superior I. H. A. Finney, Herbert E. Miller. Editorial Hispano Americana. 1971
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